Las obras de arte y los objetos antiguos son administrados y cuidados no solamente por las galerías y los museos, lo que constituyen su actividad habitual, sino también por las oficinas, instituciones públicas, iglesias, escuelas y también empresas y personas privadas.
    Aparte del motivo puramente científico de la elaboración de documentación de obras, dicha documentación es imprescindible en caso de los propósitos comerciales y asuntos de propiedad y de seguros. La mayoría de las declaraciones de Hacienda se prepara a base de los datos estimatorios imprecisos. Se fija un nivel indecentemente bajo de los rasgos de los objetos robados o perdidos. La marcación profesional de las obras es muy rara en Polonia. Los propietarios de los objetos de valor reúnen su documentación solamente cuando aparecen problemas jurídicos. Las personas privadas raramente tienen datos precisos de sus colecciones. Son raras las fotografías especializadas de alhajas que obran en poder de las personas privadas. La costumbre de hacer copias de la obra para la exposición y consigna de originales en cajas fuertes bancarias muy frecuente en los países occidentales, es muy rara en nuestro país y, tomando en consideración el estado de seguridad, sería recomendable. Es muy frecuente que las iglesias y parroquias no tengan documentados los objetos de valor inestimable. Son frecuentes los robos y otros abusos. Un ramo aparte constituyen las documentaciones que se preparan para los autores. Los artistas, especialmente los chapados a la antigua, con mucha frecuencia no se dan cuenta de las posibilidades técnicas modernas en estos ramos. Los progresos técnicos, la utilización de dispositivos numéricos, ordenadores e internet no solamente han aumentado las posibilidades, sino también han sido la causa de la bajada de precios de los servicios profesionales. Ahora todos pueden permitirse la preparación, grabación e impresión, e incluso la publicación de la documentación de la obra.

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